Chantier Appel d'offre
Date de la Réunion
11.07.2023
Objet de réunion
- Chantiers dispositif transformation
Présents
Emmanuelle C, Lionel, Sabrina, Daniel, Marie, Samia CHEMENTEL, Harmony
Fichier : Technicit_AO__Odysse_Cration__Livrable.pdf
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Compte-rendu
- Présentation à Samia de chacun - Humeur du jour - Mon appétence pour le sujet.
Objectifs : check list des incontournables pour répondre à des appels offres.
Enjeux de la journée :
Quels sont les besoins de l'acheteur ? => C'est LA question a se poser et à répondre pour être sur la bonne ligne.
- Quelle conformité de l'offre ? Il faut une relecture pour la conformité, est-ce que notre offre répond bien à la demande.
- Evaluer la pratique de réponse AO d'Odyssée Création
- Comprendre la demande de l'acheteur et statuer : go - no go
Pourquoi on répond ? L'enjeu peut être simplement d'être vus et non pas d'être retenus
- Concevoir un process de réponse AO
- Etablir une check liste des incontournables de la RAO pour Odyssée Création
Dossier de candidature : qui sommes-nous ?
- On le trouve dans le règlement de consultation : les règles du jeu
- Chaque acheteur va faire sa demande en fonction de ce qu'il veut
- Exemple : KBIS, CA des 3 dernières années : CA global ou CA lié à l'objet du marché/ l'objet de l'offre : l'objectif est de donner des garanties sur la structure. l'expérience pertinente : les références.
- Le dossier de candidature à l'acheteur d'être sûr que la structure qui répond est solide et peut assurer la suite de l'action
- Acte d'engagement : pour s'engager dans l'action
- DC 1 : rappel de l'identité de la structure
- DC 2 : S'il y a groupements : quelles structures se positionnent où ? Qui est le mandataire et qui est le co-traitant ? Groupement solidaire : si le mandataire ne peut plus assurer, le co-traitant prend le relais. Prévoir un organigramme du groupement.
- DC 4 : déclaration du ou des sous-traitants s'il y en a.
- Qui s'occupe de récolter les documents ? 1 personne déléguée à cette tâche. On peut aussi avoir une base de données/documents mise à jour régulièrement : Actuellement la co-gérance à une base de données dans certaines plateformes.
- Le référencement des compétences : comment s'organiser pour avoir une bibliothèque de références
Dossier Technique : L'offre, que propose t-on ?
- Offre technique : formations et accompagnements
Qui dépose ?
Documents du marché, les documents de la consultation
Vigilance : sortie PRF 2025-2029 : prévoir mars 2024
Pour nous, qu'est-ce qui nous semble difficile lorsqu'il s'agit de répondre à un AO : dans l'ordre de ce qui nous semble du plus difficile au moins difficile.
Nous avons individuellement répartis 100 points sur chaque item dans ce qui nous semble le plus difficile (utilisation de l'application wooclap
Notre échelle de valeur :
Les documents donnés par Samia : le DCE = Dossier de consultation des entreprises
- Règlement de consultation (RC)
- CCTAC : cahier des clauses techniques de l'accord cadre
- CCAAC : Cahier des clauses administratives de l'accord cadre : on y trouve entre autre toutes les modalités d'engagement de l'appel d'offre.
- Annexe H : libellés des lots
Enjeux du PRF : captation des publics, parcours métiers (parcours plus long que ce que nous proposons : avec une demande de suivi administratif, de ressources humaines pour le suivi des publics.
Stratégie d'Odyssée Création : aller chercher des partenaires, des mandataires.
Quels sont les critères qu'on choisit pour lesquels on y va ou on y va pas ?
Un lot = un mini marché
- Multi attributaires : il y a aura des bons de commande pour plusieurs structures. Dans le règlement de consultation (RC) c'est mentionné comment sont répartis les bons de commandes.
- Mono attributaires : une seule structure
- Répartition des points : au delà de 30% sur le prix c'est qu'il faut tirer les prix vers le bas.
Go no go, c'est quoi ?
Les différentes thématiques :
Comités de pilotage : Comitologie
Vigilances
A l'issue de cette journée, les personnes présentes ce jour décident de faire un "no go" sur l'appel d'offre du PRF en 2024. Le travail effectué aujourd'hui a permis de se rendre compte de l'ampleur de la tâche et du manque de moyens humains permettant de suivre le dossier par la suite. Répondre au PRF n'engage pas seulement de mettre en oeuvre une action de formation mais bien de la suivre dans son intégralité (bilans à faire avec la région, administratif très stricte et très important). Si répondre à l'appel d'offre en tant que mandataire nous semble ne pas répondre à nos conditions de travail, il est peut être possible d'envisager y répondre en tant que co-traitant ou sous-traitant avec un ou plusieurs autres organismes de formation qui pourraient porter la réponse à l'appel d'offre. Pour cela, il faudra créer des partenariats avec d'autres OF de la région.
Météo du jour
- Présentation à Samia de chacun - Humeur du jour - Mon appétence pour le sujet.
Présentation de la journée
Objectifs : check list des incontournables pour répondre à des appels offres.
Enjeux de la journée :
- enjeux financiers : gagner l'AO
- enjeux stratégiques : décrypter la demande de l'acheteur, lire entre les lignes
- enjeux de professionnalisation : construire un process AO / Prise en compte du collectif, répondre à un process d'AO collectivement. Au delà de comprendre un appel d'offre, comment s'organiser collectivement et comment coordonner la réponse ?
Quels sont les besoins de l'acheteur ? => C'est LA question a se poser et à répondre pour être sur la bonne ligne.
- Quelle conformité de l'offre ? Il faut une relecture pour la conformité, est-ce que notre offre répond bien à la demande.
- Evaluer la pratique de réponse AO d'Odyssée Création
- Comprendre la demande de l'acheteur et statuer : go - no go
Pourquoi on répond ? L'enjeu peut être simplement d'être vus et non pas d'être retenus
- Concevoir un process de réponse AO
- Etablir une check liste des incontournables de la RAO pour Odyssée Création
Les bases de l'appel d'offre
Dossier de candidature : qui sommes-nous ?
- On le trouve dans le règlement de consultation : les règles du jeu
- Chaque acheteur va faire sa demande en fonction de ce qu'il veut
- Exemple : KBIS, CA des 3 dernières années : CA global ou CA lié à l'objet du marché/ l'objet de l'offre : l'objectif est de donner des garanties sur la structure. l'expérience pertinente : les références.
- Le dossier de candidature à l'acheteur d'être sûr que la structure qui répond est solide et peut assurer la suite de l'action
- Acte d'engagement : pour s'engager dans l'action
- DC 1 : rappel de l'identité de la structure
- DC 2 : S'il y a groupements : quelles structures se positionnent où ? Qui est le mandataire et qui est le co-traitant ? Groupement solidaire : si le mandataire ne peut plus assurer, le co-traitant prend le relais. Prévoir un organigramme du groupement.
- DC 4 : déclaration du ou des sous-traitants s'il y en a.
- Qui s'occupe de récolter les documents ? 1 personne déléguée à cette tâche. On peut aussi avoir une base de données/documents mise à jour régulièrement : Actuellement la co-gérance à une base de données dans certaines plateformes.
- Le référencement des compétences : comment s'organiser pour avoir une bibliothèque de références
Dossier Technique : L'offre, que propose t-on ?
- CV des intervenants
- Offre technique : formations et accompagnements
Qui dépose ?
- Checker la liste des documents des deux dossiers
- Signature électronique ? : à ce jour, Odyssée Création n'a pas encore de signature électronique. La signature électronique n'est pas encore obligatoire sur tous les appels d'offre, mais sur les plus gros.
- Qui interagit avec l'acheteur ? FAQ / Pour les questions, les évolutions des versions de la consultation
- Les questions et les réponses de la FAQ sont visibles pour toutes et tous
Documents du marché, les documents de la consultation
- DCE : Documents de consultation des entreprises
- Règlement de consultation (RC)
- Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : demandes de l'acheteur
Travail sur l'appel d'offre PRF 2020-2024
Vigilance : sortie PRF 2025-2029 : prévoir mars 2024
Pour nous, qu'est-ce qui nous semble difficile lorsqu'il s'agit de répondre à un AO : dans l'ordre de ce qui nous semble du plus difficile au moins difficile.
Nous avons individuellement répartis 100 points sur chaque item dans ce qui nous semble le plus difficile (utilisation de l'application wooclap
Notre échelle de valeur :
- Fragmenter le travail de réponse à produire
- Dispatcher le travail de réponse
- Comprendre la demande de l'acheteur
- Capter le marché
- Respecter des délais (production, dépôt de réponse)
- Travailler l'offre avec le ou les partenaires
- Trouver des partenaires
- Décider de faire une offre ou pas
- Echanges avec l'acheteur
Les documents donnés par Samia : le DCE = Dossier de consultation des entreprises
- Règlement de consultation (RC)
- CCTAC : cahier des clauses techniques de l'accord cadre
- CCAAC : Cahier des clauses administratives de l'accord cadre : on y trouve entre autre toutes les modalités d'engagement de l'appel d'offre.
- Annexe H : libellés des lots
Enjeux du PRF : captation des publics, parcours métiers (parcours plus long que ce que nous proposons : avec une demande de suivi administratif, de ressources humaines pour le suivi des publics.
Stratégie d'Odyssée Création : aller chercher des partenaires, des mandataires.
Quels sont les critères qu'on choisit pour lesquels on y va ou on y va pas ?
Un lot = un mini marché
- Multi attributaires : il y a aura des bons de commande pour plusieurs structures. Dans le règlement de consultation (RC) c'est mentionné comment sont répartis les bons de commandes.
- Mono attributaires : une seule structure
- Répartition des points : au delà de 30% sur le prix c'est qu'il faut tirer les prix vers le bas.
Go/No GO
- Les mots clés pour rechercher dans les documents RC / CCT à travers le QQOQCCP
- Mindmap : permet de voir go/no GO ( voir dans le modèle de carte mentale proposé par Marie dans le PPT de Samia tout en bas de ce compte rendu P.13)
Go no go, c'est quoi ?
Si on go
- On doit retrouver dans les documents et vérifier le contenu du dossier de consultation :
- Vérifier les pièces annoncées dans le RC et le contenu du DCE
- Proposition : Utiliser Trello pour s'organiser : (voir pour faire la même chose sur une page wiki?)
- Pour trouver le trello utilisé par les personnes présentes ce jour : https://trello.com/b/SWSqH7ry/exemple-r%C3%A9ponse-appels-offres-o10c
-
- Bien fragmenter les tâches
- Attribuer des personnes pour chaque tâche
- Timeline
Les différentes thématiques :
- Pièces à fournir
- Dossier de candidature
- Réunir les livrables DC
- Réunir les livrables DT
- A faire
- En cours
- Dépôt : relecture, check DC/DT, déposer, signer
- Terminé
Comités de pilotage : Comitologie
- Les enjeux de l'acheteur : si on go, reformulation de la demande explicite et implicite. Quelles sont les préoccupations de l'acheteur.
- Quelle stratégie de réponse : cohérence par rapport à la concurrence et des partenariats potentiels
- Propositions de valeur : QQOQCCP
- Rétroplanning : trello/Qui fait quoi ?
- Points de suivi : faire des points de suivi (visio 30min par exemple)
- Comité de relecture : grille d'évaluation proposée par Samia / on peut jouer la casquette de l'acheteur
- Capitalisation : à chaud et à froid sur : la réponse technique / le process de réponse / la stratégie de réponse + analyse de la réponse de l'acheteur
Vigilances
- Attention aux dates de la FAQ !
Prochains pas et bilan
A l'issue de cette journée, les personnes présentes ce jour décident de faire un "no go" sur l'appel d'offre du PRF en 2024. Le travail effectué aujourd'hui a permis de se rendre compte de l'ampleur de la tâche et du manque de moyens humains permettant de suivre le dossier par la suite. Répondre au PRF n'engage pas seulement de mettre en oeuvre une action de formation mais bien de la suivre dans son intégralité (bilans à faire avec la région, administratif très stricte et très important). Si répondre à l'appel d'offre en tant que mandataire nous semble ne pas répondre à nos conditions de travail, il est peut être possible d'envisager y répondre en tant que co-traitant ou sous-traitant avec un ou plusieurs autres organismes de formation qui pourraient porter la réponse à l'appel d'offre. Pour cela, il faudra créer des partenariats avec d'autres OF de la région.
- Ca m'a permis de comprendre un peu mieux ce qui se joue de répondre à des AO. Il y a matière à faire des réponses à des plus petits AO pour commencer
- Ca m'a bien plu cette journée pour recaser des choses autrement, moins me perdre dans les acronymes. Je ne suis toujours pas au fait de la stratégie de réponse. Comment réussir à caser notre stratégie et notre pertinence dans les AO. Question pour trello : un logiciel de plus ?
- Ca me réconforte de ne pas me positionner sur le PRF 2024. Est-ce que le jeu en vaut la chandelle ? Pas vraiment. Mais on a une méthodologie pour répondre à des appels d'offre plus petits, voire même pour une proposition de prestations pour des clients potentiels.
- Des outils qui permettent de passer le prochain pas pour l'OF donc point positif. Il faut se lancer, tenter, expérimenter pour continuer d'apprendre. Aller sur des petits appels d'offre, appels à projets.
- Une journée assez frustrante car j'ai eu l'impression de courir après le train toute la journée et de devoir m'accrocher aux wagons : concernant le sujet en général.
- Merci pour la patience de Samia et pour les process proposés. Cette journée a permis de recalibrer.