Compte rendu Audit QUALIOPI 5-6-7 juillet 2021
Date de la Réunion
05.07.2021
Présents
Laetitia GETTLIFFE (auditrice AFNOR), Anne-Béatrice, Anne Hélène, Sabrina, Dominique R, Emmanuelle, Gisèle, Alain, Dominique C, Harmony
Compte-rendu
Présents : Laetitia GETTLIFFE (auditrice AFNOR), Anne-Béatrice, Anne Hélène, Sabrina, Dominique R, Emmanuelle, Gisèle, Alain, Dominique C, Harmony
L’audit s’est déroulé sur deux jours. L’évaluation sur l’organisation de l’OF et des actions de formation a duré 1jour et ½ et celle sur les BC et la VAE sur ½ journée.
Sur la première demi-journée, étaient présentes Gisèle, Emmanuelle et Harmony. Après s’être présentées et avoir présenté un peu la CAE, Harmony a projeté un PPT permettant d’expliquer la CAE ainsi que le pôle formation. (La CAE comment ça marche, Qui sommes-nous ? Le pôle formation, son fonctionnement et ses outils, présentation des outils Yeswiki et Formadmin, du site internet).
Après le premier temps qui a duré environ 2h30, nous avons repris indicateur par indicateur les éléments du référentiel. Pour chacun, une mind map avait été construite et permettait de présenter les éléments de preuve construits et la façon dont nous les utilisons.
A l’issue de chaque échange, l’auditrice a synthétisé nos éléments de preuve dans son rapport d’audit et à lu à haute voix son retour précisant la conformité ou l’attente de conformité en fonction des pièces présentées.
Certains documents ont été modifiés en direct afin de les rendre plus conformes au référentiel.
Seul l’indicateur 17 a été mis en attente lundi après-midi puisque nous avons attendu que Gisèle soit présente pour lui présenter le registre de sécurité de Romorantin.
Anne-Hélène et Sabrina ont pu échanger avec l’auditrice sur leurs outils qui ont été présentés dans le cadre des éléments de preuve de certains indicateurs. Cela a permis de soulever certains points de vigilance pour nous pour la suite.
Alain a pu également présenter certains de ces outils notamment sur la gestion des données ainsi que la répartition des tâches de l’équipe d’appui, un outil en cours de construction.
Nous avons clôturé la journée à l’indicateur 21.
Nous avons échangé un moment sur la question de la veille. L’auditrice nous a donné des pistes d’organisation de nos données.
A l’issue de cette matinée, tous les indicateurs du référentiel avaient été balayés et notés conformes.
Dans un premier temps, nous avons repris l’intégralité des indicateurs concernant le bilan de compétences puis de la VAE.
Etant donné que nous avons pu tout présenter en deux jours l’auditrice n’est pas venue sur le site de Montlouis.
L’audit s’est conclu par une lecture de son retour globale sur l’audit : lecture à voix haute de sa synthèse de l’audit : présentation de la structure, forces et faiblesses. Puis, l’auditrice et Harmony ont fait le point sur les indicateurs pouvant être améliorer pour la suite.
L’auditrice a bien compris notre fonctionnement, nos forces et nos faiblesses. Elle a également bien pris en compte le fait que nous sommes en restructuration et que la plupart des outils n’ont pu être éprouvés sur le terrain et que d’autres sont encore à faire évoluer comme le Formadmin.
Elle a insisté longuement sur le fait que la certification était donnée à Odyssée Création en tant qu’organisme de formation. C’est donc l’organisme qui est certifié Qualiopi et non pas les formations.
Ainsi, en termes de communication, l’intitulé ou le logo Qualiopi peuvent être utilisés uniquement s’ils sont joints au logo d’Odyssée Création. Ils peuvent être donc ajouté au site internet, au catalogue de formations et sur les signatures mails (si cela est bien précisé que c’est dans le cadre d’Odyssée Création).
Elle a bien insisté car de nombreux contrôles sont faits. Qualiopi est une marque qui doit être utilisée selon des modalités bien précises.
Ainsi, cela donne d’autant plus d’importance au fait que chacun.e doit se conformer aux différents process mis en place. Si l’un.e d’entre nous fait défaut, alors c’est l’intégralité de l’organisme de formation qui est mis en cause. -
Cependant, nous pouvons être rassurés car nous avons tous les outils en main pour être conformes pour les prochains audits.
- L’évaluation de la satisfaction à chaud doit se faire en fin de formation et non à l’issue de la formation. Ainsi, dans le cadre de notre évaluation sur le Formadmin, les stagiaires doivent avoir rempli le formulaire avant la fin de la session.
o Pour garantir que chaque stagiaire remplit le formulaire d’évaluation, il a été proposé de ne fournir l’attestation de fin de formation si et seulement si le questionnaire d’évaluation de la satisfaction a été rempli.
o Sachant qu’il est informatisé, le questionnaire peut être envoyé en amont de la session par mail et rempli par les stagiaires sur leur téléphone. Prévoir une solution alternative pour ceux qui n’auraient pas cette possibilité.
o Redéfinir l’évaluation à 4 étoiles pour qu’elle ait du sens
Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- Evaluation à froid :
o Peut être faite à l’oral avec le client. Quelle modalité dans le Formadmin ?
Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- En terme quantitatif, les différentes données/indicateurs telles que la satisfaction, les taux de réussite, nombre de stagiaires doivent pouvoir être globaux à l’OF. Cela permet également une amélioration de la visibilité et un élément marketing de l’OF.
o Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
o Prévoir de les intégrer au site internet
o A renouveler chaque année (après un séminaire ?)
- Point de vigilance sur l’utilisation des documents vierges. A chaque nouvelle utilisation, il est nécessaire de télécharger de nouveau les documents sur le Yeswiki qui est la base de données qui doit toujours être actualisée et qui propose la dernière version de chaque document.
o De plus, les documents doivent être figés afin de permettre uniquement la modification de certains espaces.
o Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- Prévoir un document à faire signer au stagiaire attestant qu’il a reçu le livret d’accueil, le règlement intérieur et le droit de retrait RGPD.
- Le DUERP est à mettre à jour chaque année.
- Les supports pédagogiques des formateurs doivent être datés et versionnés. Cela permet de justifier l’évolution des documents supports et le suivi de la veille.
- Gestion des compétences :
o Etablir les compétences d’un formateur/d’un entrepreneur afin de permettre l’auto-évaluation de chacun et de lui permettre de définir sa propre stratégie de développement des compétences.
En définissant son plan de développement des compétences, le formateur peut alors plus facilement décrire sa veille métier et la justifier.
o Collecter toutes ces données, permet ensuite à l’OF de définir une matrice des compétences et des besoins en formation globale.
o Préconisation d’avoir une visibilité sur deux visions stratégiques du développement des compétences : au niveau micro (par formateur/entrepreneur), au niveau macro (pour l’OF/CAE).
o Avoir un bilan annuel pour chaque formateur ( à prévoir pour un séminaire ?)
- La veille (sur les trois champs):
o Décrire uniquement les veilles qui ont permis d’effectuer des changements ou des modifications sur les différents plans (organisationnel ou pédagogique).
o Pas besoin d’en avoir 20 par an.
- Les axes d’améliorations :
o Centraliser et faire la restitution des réclamations de chacun.
o Chaque formateur doit également centraliser les réclamations des stagiaires/clients.
o Pour chaque réclamation, définir si les causes sont externes ou internes et prévoir un plan d’action si besoin.
o Le Formadmin prévoit-il cet axe d’amélioration ?
- Prévoir une trame d’ordre du jour identique pour les réunions mensuelles permettant de faire le point sur les différents critères et indicateurs du référentiel afin de rester à jour.
o Veille règlementaire/métier/innovations
o Quelles nouveautés dans les documents ?
o Réclamations diverses
Plan d’action à définir si besoin
o Point sur l’avancée des différents chantiers
Afin de définir aussi lorsqu’ils sont considérés comme clos.
- Bilan de compétences : modifier le programme pédagogique (A3B) pour le rendre nominatif avec les coordonnées du bénéficiaire et l’inclure dans l’annexe 4B afin qu’il soit signé par celui-ci.
- Faire évoluer le Formadmin sur certaines données pour améliorer notre quantitatif et permettre des rapports annuels :
o Nombre de personnes accompagnées en BC/VAE/F°
o Pour les BC : comment vérifier que l’entretien à six mois à été faire ?
o Sur la VAE : (tableau excel ?)
Sur quels diplômes
Certification partielle ou totale ?
- Indicateur 2 : avoir plus d’indicateurs globaux
o Et aussi sur les BC et VAE
- Indicateur 4 : quelle revue de conception : élément de preuve de la construction du cahier des charges entre formateur et client.
- Indicateur 5 : Outil programme pédagogique du BC à revoir pour le rendre nominatif pour chaque bénéficiaire
- Indicateur 10 + 19 : date + versions de tous les documents pour tous les formateurs
- Indicateur 21 : Matrice des compétences
o Partir de l’offre pour définir les compétences actuelles dans le pôle
o Que chaque entrepreneur puisse définir sa fiche de poste.
A construire pendant les parcours d’intégration ?
- Indicateur 22 : Auto-évaluation des formateurs sur leur propre stratégie de développement des compétences.
- Indicateurs 23-24-25 : sur la veille, à noter dans les CR de réunions mensuelles.
- Indicateur 31 :
o Réclamations au niveau des formateurs (par les stagiaires/clients)
o Réclamations au niveau de la structure entre l’OF et les formateurs
- Indicateur 32 : Prévoir un suivi des chantiers du pôle
-> Vigilance sur les documents non éprouvés au premier audit.
L’audit dans 36 mois sera réalisé par un nouvel auditeur.
Compte rendu Audit QUALIOPI 5-6-7 juillet 2021
Présents : Laetitia GETTLIFFE (auditrice AFNOR), Anne-Béatrice, Anne Hélène, Sabrina, Dominique R, Emmanuelle, Gisèle, Alain, Dominique C, Harmony
L’audit s’est déroulé sur deux jours. L’évaluation sur l’organisation de l’OF et des actions de formation a duré 1jour et ½ et celle sur les BC et la VAE sur ½ journée.
Le déroulement de l’audit
Première demi-journée
L’auditrice nous a présenté l’audit et s’est présentée. Elle est dirigeante d’un organisme de formation et d’une start up’ qui créé des applications pour faciliter les ressources humaines dans les entreprises.Sur la première demi-journée, étaient présentes Gisèle, Emmanuelle et Harmony. Après s’être présentées et avoir présenté un peu la CAE, Harmony a projeté un PPT permettant d’expliquer la CAE ainsi que le pôle formation. (La CAE comment ça marche, Qui sommes-nous ? Le pôle formation, son fonctionnement et ses outils, présentation des outils Yeswiki et Formadmin, du site internet).
Deuxième demi-journée
Sur la deuxième demi-journée, étaient présentes Sabrina, Anne-Hélène et Harmony.Après le premier temps qui a duré environ 2h30, nous avons repris indicateur par indicateur les éléments du référentiel. Pour chacun, une mind map avait été construite et permettait de présenter les éléments de preuve construits et la façon dont nous les utilisons.
A l’issue de chaque échange, l’auditrice a synthétisé nos éléments de preuve dans son rapport d’audit et à lu à haute voix son retour précisant la conformité ou l’attente de conformité en fonction des pièces présentées.
Certains documents ont été modifiés en direct afin de les rendre plus conformes au référentiel.
Seul l’indicateur 17 a été mis en attente lundi après-midi puisque nous avons attendu que Gisèle soit présente pour lui présenter le registre de sécurité de Romorantin.
Anne-Hélène et Sabrina ont pu échanger avec l’auditrice sur leurs outils qui ont été présentés dans le cadre des éléments de preuve de certains indicateurs. Cela a permis de soulever certains points de vigilance pour nous pour la suite.
Alain a pu également présenter certains de ces outils notamment sur la gestion des données ainsi que la répartition des tâches de l’équipe d’appui, un outil en cours de construction.
Nous avons clôturé la journée à l’indicateur 21.
Troisième demi-journée
Sur la matinée du mardi, étaient présentes Anne-Béatrice, Anne-Hélène et Harmony.Nous avons échangé un moment sur la question de la veille. L’auditrice nous a donné des pistes d’organisation de nos données.
A l’issue de cette matinée, tous les indicateurs du référentiel avaient été balayés et notés conformes.
Quatrième demi-journée
Sur ce dernier temps, étaient présentes Anne-Hélène et Harmony.Dans un premier temps, nous avons repris l’intégralité des indicateurs concernant le bilan de compétences puis de la VAE.
Etant donné que nous avons pu tout présenter en deux jours l’auditrice n’est pas venue sur le site de Montlouis.
L’audit s’est conclu par une lecture de son retour globale sur l’audit : lecture à voix haute de sa synthèse de l’audit : présentation de la structure, forces et faiblesses. Puis, l’auditrice et Harmony ont fait le point sur les indicateurs pouvant être améliorer pour la suite.
Retour global
L’auditrice a bien compris notre fonctionnement, nos forces et nos faiblesses. Elle a également bien pris en compte le fait que nous sommes en restructuration et que la plupart des outils n’ont pu être éprouvés sur le terrain et que d’autres sont encore à faire évoluer comme le Formadmin.
Elle a insisté longuement sur le fait que la certification était donnée à Odyssée Création en tant qu’organisme de formation. C’est donc l’organisme qui est certifié Qualiopi et non pas les formations.
Ainsi, en termes de communication, l’intitulé ou le logo Qualiopi peuvent être utilisés uniquement s’ils sont joints au logo d’Odyssée Création. Ils peuvent être donc ajouté au site internet, au catalogue de formations et sur les signatures mails (si cela est bien précisé que c’est dans le cadre d’Odyssée Création).
Elle a bien insisté car de nombreux contrôles sont faits. Qualiopi est une marque qui doit être utilisée selon des modalités bien précises.
Ainsi, cela donne d’autant plus d’importance au fait que chacun.e doit se conformer aux différents process mis en place. Si l’un.e d’entre nous fait défaut, alors c’est l’intégralité de l’organisme de formation qui est mis en cause. -
Cependant, nous pouvons être rassurés car nous avons tous les outils en main pour être conformes pour les prochains audits.
Les points de vigilance / prise de notes au cours de l’audit
- L’évaluation de la satisfaction à chaud doit se faire en fin de formation et non à l’issue de la formation. Ainsi, dans le cadre de notre évaluation sur le Formadmin, les stagiaires doivent avoir rempli le formulaire avant la fin de la session.
o Pour garantir que chaque stagiaire remplit le formulaire d’évaluation, il a été proposé de ne fournir l’attestation de fin de formation si et seulement si le questionnaire d’évaluation de la satisfaction a été rempli.
o Sachant qu’il est informatisé, le questionnaire peut être envoyé en amont de la session par mail et rempli par les stagiaires sur leur téléphone. Prévoir une solution alternative pour ceux qui n’auraient pas cette possibilité.
o Redéfinir l’évaluation à 4 étoiles pour qu’elle ait du sens
Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- Evaluation à froid :
o Peut être faite à l’oral avec le client. Quelle modalité dans le Formadmin ?
Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- En terme quantitatif, les différentes données/indicateurs telles que la satisfaction, les taux de réussite, nombre de stagiaires doivent pouvoir être globaux à l’OF. Cela permet également une amélioration de la visibilité et un élément marketing de l’OF.
o Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
o Prévoir de les intégrer au site internet
o A renouveler chaque année (après un séminaire ?)
- Point de vigilance sur l’utilisation des documents vierges. A chaque nouvelle utilisation, il est nécessaire de télécharger de nouveau les documents sur le Yeswiki qui est la base de données qui doit toujours être actualisée et qui propose la dernière version de chaque document.
o De plus, les documents doivent être figés afin de permettre uniquement la modification de certains espaces.
o Faire évoluer le Formadmin dans ce sens
- Prévoir un document à faire signer au stagiaire attestant qu’il a reçu le livret d’accueil, le règlement intérieur et le droit de retrait RGPD.
- Le DUERP est à mettre à jour chaque année.
- Les supports pédagogiques des formateurs doivent être datés et versionnés. Cela permet de justifier l’évolution des documents supports et le suivi de la veille.
- Gestion des compétences :
o Etablir les compétences d’un formateur/d’un entrepreneur afin de permettre l’auto-évaluation de chacun et de lui permettre de définir sa propre stratégie de développement des compétences.
En définissant son plan de développement des compétences, le formateur peut alors plus facilement décrire sa veille métier et la justifier.
o Collecter toutes ces données, permet ensuite à l’OF de définir une matrice des compétences et des besoins en formation globale.
o Préconisation d’avoir une visibilité sur deux visions stratégiques du développement des compétences : au niveau micro (par formateur/entrepreneur), au niveau macro (pour l’OF/CAE).
o Avoir un bilan annuel pour chaque formateur ( à prévoir pour un séminaire ?)
- La veille (sur les trois champs):
o Décrire uniquement les veilles qui ont permis d’effectuer des changements ou des modifications sur les différents plans (organisationnel ou pédagogique).
o Pas besoin d’en avoir 20 par an.
- Les axes d’améliorations :
o Centraliser et faire la restitution des réclamations de chacun.
o Chaque formateur doit également centraliser les réclamations des stagiaires/clients.
o Pour chaque réclamation, définir si les causes sont externes ou internes et prévoir un plan d’action si besoin.
o Le Formadmin prévoit-il cet axe d’amélioration ?
- Prévoir une trame d’ordre du jour identique pour les réunions mensuelles permettant de faire le point sur les différents critères et indicateurs du référentiel afin de rester à jour.
o Veille règlementaire/métier/innovations
o Quelles nouveautés dans les documents ?
o Réclamations diverses
Plan d’action à définir si besoin
o Point sur l’avancée des différents chantiers
Afin de définir aussi lorsqu’ils sont considérés comme clos.
- Bilan de compétences : modifier le programme pédagogique (A3B) pour le rendre nominatif avec les coordonnées du bénéficiaire et l’inclure dans l’annexe 4B afin qu’il soit signé par celui-ci.
- Faire évoluer le Formadmin sur certaines données pour améliorer notre quantitatif et permettre des rapports annuels :
o Nombre de personnes accompagnées en BC/VAE/F°
o Pour les BC : comment vérifier que l’entretien à six mois à été faire ?
o Sur la VAE : (tableau excel ?)
Sur quels diplômes
Certification partielle ou totale ?
Conclusions par indicateurs/retours de l’auditrice sur les points d’amélioration
- Indicateur 2 : avoir plus d’indicateurs globaux
o Et aussi sur les BC et VAE
- Indicateur 4 : quelle revue de conception : élément de preuve de la construction du cahier des charges entre formateur et client.
- Indicateur 5 : Outil programme pédagogique du BC à revoir pour le rendre nominatif pour chaque bénéficiaire
- Indicateur 10 + 19 : date + versions de tous les documents pour tous les formateurs
- Indicateur 21 : Matrice des compétences
o Partir de l’offre pour définir les compétences actuelles dans le pôle
o Que chaque entrepreneur puisse définir sa fiche de poste.
A construire pendant les parcours d’intégration ?
- Indicateur 22 : Auto-évaluation des formateurs sur leur propre stratégie de développement des compétences.
- Indicateurs 23-24-25 : sur la veille, à noter dans les CR de réunions mensuelles.
- Indicateur 31 :
o Réclamations au niveau des formateurs (par les stagiaires/clients)
o Réclamations au niveau de la structure entre l’OF et les formateurs
- Indicateur 32 : Prévoir un suivi des chantiers du pôle
Prochain audit
Audit intermédiaire entre 14 et 22 mois réalisé par la même auditrice, à distance et sur la moitié du temps. On regarde uniquement les points qui ont bougé.-> Vigilance sur les documents non éprouvés au premier audit.
L’audit dans 36 mois sera réalisé par un nouvel auditeur.