Réunion pôle formateurs — 25 mai 2021

Ordre du jour

Présentation et peaufinage documents présents sur page d'accueil Yeswiki

• Livret d'intégration au pôle formation
• PPT Manuel pôle formation
• Parcours d'un.e formateurice chez Odyssée
• Annexe 1 : Fiche présentation actions de formation
• Annexe 2 : Questionnaire préalable à l'entrée en formation : pour déterminer les besoins en formation des bénéficiaires (ind 8 et 10)
• Annexe 3 : Aide à la rédaction d'un programme pédagogique
• Annexe 4 : Annexe convention/contrat de formation
• Annexe 5 : Prendre en main formadmin
• Annexe 6 : Livret d'accueil Odyssée Création OF
• Annexe 7 : Le contrat relationnel du pôle formation
• Annexe 8 : Les obligations des formateurices V.20.05.21
• Annexe 8b : Les obligations des formateurices sous-traitant.e.s V.20.05.21
• Annexe 9 : règlement intérieur d'Odyssée

Déroulement

Retour de Harmony sur:

1 - Formadmin

• Harmony nous assure que c'est un bel outil qui va faciliter l'OF et l'audit.
• Un tuto est à disposition
• Utilisons le pour pouvoir faire des retours à Hamony sur l'utilisation
• La DIRECCTE est devenue la DREETS

2 - Séminaire avec autres OF sur Formadmin de la semaine dernière :

• Harmony s'est rendu compte que CertUp maïeutika avait été choisie par toutes les autres CAE. Nous serions les seuls à avoir choisi l'AFNOR.
• Nécessité d'avoir tous les documents, éléments de preuve, accessibles
• Ceci concerne
• la formation,
• les bilans de compétences,
• la VAE.

Concernant la VAE — Nous seront également audités sur la VAE, or seule Corinne en fait. Mais ne répond pas Si pas de retour de Corinne, on accepte de ne pas être certifié sur cet aspect. Concentre ses forces sur bilan de compétences et formations.

Il reste un gros travail sur la veille et les améliorations => à voir dans la suite.

Le programme pédagogique est obligatoire celui proposé contient toutes les informations nécessaires pour l'audit.

Caler une date pour l'audit AFNOR
Nous sommes tous les bienvenus le jour de l'audit afin de ne pas laisser Harmony seule.
Il manque des actions dans formadmin pour présenter à l'audit. À ce jour on pourrait auditer uniquement Anne-Hélène qui a des formations en cours depuis janvier rentrées sur Formadmin.

Stratégie d'audit à mettre en place

• On est en amélioration.
• On est obligés de montrer des actions car nous ne sommes pas nouvel O.F.
• Il faut que TOUS CEUX qui ont animé des formations depuis le mois de janvier remplissent Formadmin avec les documents.
• Pas évalués sur la soutraitance. Cependant, intéressant de les avoir dans Formadmin pour montrer à l'audit que nous faisons le job correctement.
  • TOUT, DEPUIS JANVIER 2021, DOIT Y ÊTRE.
• Jouer la carte de l'honneteté. On remet tout à plat. Quelqu'un depuis le mois de janvier.
  • => Montrer l'amélioration. On construit au fur et à mesure
• Le jour de l'audit il est nécessaire que des formateurs expérimentés soient présents (= ceux qui ont mis en place des formations).

Appuyons nous sur les power points et tutos d'Harmony qui les met en place pour nous faciliter la vie.

Avec Qualiopi plus on a d'OF différents avec qui on travaille plus on a de modèles différents (arrgghh)

Marie : ses points d'alerte sur Formadmin

• Attention les sessions de formation qui sont passées sont classées automatiquement dans "session archivée".
• On peut clore une session sur Formadmin alors qu'elle n'est pas cloturée comptablement sur Winscop.
• Pas possible charger docs de preuve via navigateur Firefox, oui avec Explorer. A surveiller pour éviter double manip et perte de temps.

Anne-Béa recommande

• Pensez à suivre le support de prise en main Formadmin fournie par Harmony, très utile
• Format des doc à ajouter en PJ: PDF

Sabrina + Harmony

• Attention : il y a un niveau de notre OF (=notre nom d'OF), l'identité entité de formation (qui peut regrouper 2-3 personnes) et en dessous il y a un autre onglet qui est NOUS en tant que formateur(trice) individuel (là où on met notre CV, par exemple)

Manuel qualité
Il s'agit de donner à voir comment on fonctionne (accueil, accompagnement des formateurs, etc.) recencer les outils de suivis et montrer leurs rôle et usage.

Les questionnaires de satisfaction

objectif : faire en sorte que tous les outils soient adaptables à chacun
Proposition

• Questionnaires de satisfactions identiques pour tout le monde
  • Donc besoin de savoir si des choses divergent trop (plutôt que travailler sur les détails)
  • => consentement
• Documents autres que les questionnaires de satisfaction
  • doivent:
  • répondent aux exigences de qualiopi et
  • être adaptés aux exigences de chacun.

Important de savoir ce qui doit être fait pour répondre.
Besoin d'avoir des outils adaptés mais plus squelette que finalisé mais tous les points essentiels pour Qualiopi y seront.

La prise de décision par consensus n'est plus viable à ce stade, on fonctionne donc par consentement : « on ne crie que s'il y a quelque chose avec laquelle on ne peut pas vivre. »

La sous traitance (cas où nous prenons un sous-traitant) est un point que nous n'avons pas encore abordé car nous n'avons pas été confrontés à cette situation.
Dans formadmin, sous-traitance, uniquement création d'un nouveau formateur. Il faut également une procedure d'acceptation du formateur. Besoin d'avoir une démarche.

Les questionnaires sont reçus par mail à noter de 1 à 5 (1 = 0 % de statisfaction et 5 = TRÈS SATISFAISANT = 100 % de satisfaction)

Questionnaire client à froid

• Questionnaire validé

Questionnaire stagiaire à froid

• Recours aux notes de bas de pâge pour expliquer les termes
• Question de clarification sur "employabilité"
• Mise en œuvre de nouveaux savoir faire et savoir être
  • Faut-il séparer les deux ? => oui
• Questionnaire validé et à modifier si ce n'est pas satisfaisant à l'usage

LES BESOINS EN FORMATION DES BÉNÉFICIAIRES

Questionnaire pour répondre à la question : Comment dans le cadre de nos actions on prend en compte les attentes ET LES BESOINS des participants ?
Si le questionnaire est sur un autre outil, on doit l'importer sur Formadmin en tant qu'élément de preuve.

Les versions de documents

On doit garder les différentes versions de contenu de formation pour montrer qu'on améliore nos contenus au fur et à mesure. On garde bien la version 1 et on ajoute la version 2. Dans le cas où on fait évoluer les supports.

Utilisation de l'entrée "amélioration" du menu pour indiquer les motivations des changements de version.

Évaluations

On a trois évaluations :

• en début de formation :
  • besoins,
  • prè requis ;
• en cours de formation :
  • comment on s'assure qu'on ne perd personne en route, par exemple :
  • écrire dans le programme qu'on questionne le groupe régulièrement,
  • vérifier qu'ils sont toujours impliqués,
  • tout le monde est-il aller consulter la ressource,
  • s'assurer que le contenu est bien compris ;
• en fin de formation (sur les acquis, pas sur la satisfaction) :
  • permet de délivrer le document d'attestation de compétences.

page rétro planning à mettre en œuvre

La fiche de présentation de l'action (annexe 1)

Les deux trucs par lesquels passer absolument :

• Obligation des formateurs
• Tuto formadmin

Il faut tous s'y mettre et remplir les docs pour soi !

Tâches à accomplir par chacun·e

Caler une date pour l'audit AFNOR	Harmony
Lire Obligations des formateurs	Chacun·e
Lire Tuto formadmin	Chacun·e
Saisir dans Formadmin de toutes les actions (avant fin juin !)	Chacun·e
Être présent le jour de l'audit	Chacun·e

Points abordés durant la réunion est notés comme à aborder par la suite

• Gros travail sur la veille et les améliorations
• Page rétro planning à mettre en œuvre