Paramétrage du profil
- En haut à droite de l’écran, on retrouve l’outil de paramétrage du profil de l’utilisateur
- Enregistrer les coordonnées de votre organisme de formation.
- Les informations d’Odyssée sont préremplies.
- L’adresse mail est obligatoire.
- Cliquer sur «enregistrer»
Onglet "Formateurs"
- Avant de commencer à créer les formations, il faut créer le formateur en cliquant sur nouveau, entrer ses coordonnées.
- L’adresse mail est obligatoire.
- Lorsque celui-ci est créé, en cliquant dessus, il est possible de mettre à jour toutes les informations.
- En cas de collectif, il faut donc créer plusieurs formateurs.
- S’il s’agit d’un.e formateur.trice d’Odyssée, dans la catégorie, il faut choisir «salarié»
- Cliquer sur «enregistrer»
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cliquer sur le nom du formateur
- Ajouter le CV à jour
- Ajouter les diplômes
- Télécharger une attestation -> éléments de preuve pour Qualiopi
- C’est également dans cet onglet, que l’on répertorie la veille technique individuelle.
- Cliquer sur ajouter et remplir les informations concernant l’action effectuée.
- Penser à ajouter une attestation : preuve obligatoire pour Qualiopi
- Les réunions de formateurs sont des veilles ! Mettre les émargements individuels signés.
- Cliquer sur «enregistrer»
Onglet "Accueil"
- Sur la page d’accueil, on retrouve un résumé de toutes les informations enregistrées
- En descendant sur la page, on retrouve les actualités: les sessions à créer et les sessions à venir.
Créer une session de formation
Pour créer une nouvelle session de formation, on commence par créer la formation, puis le client et enfin la session. Une fois que ces deux premiers sont déjà créés, leurs informations sont stockées dans une liste que l’on peut réutiliser au besoin
Une session c'est chaque fois que l'on va effectuer une formation. Une seule formation peut donc avoir une multitude de sessions. On pourrait aussi définir une session comme une promotion de stagiaires.
Onglet "Formations"
- On retrouve ici la liste de toutes les formations déjà créées
- Sur cette page principale, il est possible d’éditer la liste des formations en PDF ou excel
- Dans les items du haut, on peut choisir de faire apparaître seulement certaines formations
- Selon leurs spécialités ou en fonction des stagiaires inscrits
- Sans stagiaires = Interventions et sous-traitance
- Avec Stagiaires = formations faites en direct (inter/intra)
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cliquer sur «nouvelle formation»
- La référence est personnelle et permet de classer les actions
- La spécialité renvoie au référencement des spécialités du BPF.
- L’objectif général : obligatoire car il remplit la partie F-3 du BPF
- Identifier les compétences permet de remplir directement les attestations de compétences des stagiaires
- Insérer le programme de formation en PDF (fournit aux clients à l’envoi des convocations)
- Cliquer sur «enregistrer»
"Formations-Documents"
Dans l’onglet document, ajouter les document inhérents à la formation
- Programme complet de la formation
- Procédure de positionnement
- Outils d’évaluation…
Onglet "Client"
- On retrouve ici la liste de tous les clients déjà enregistrés.
- En cliquant sur nouveau, entrer les informations du client et enregistrer en bas à droite.
- L’adresse mail est obligatoire.
- En enregistrant les données du client dans cet onglet, les conventions se mettent à jour directement. Ce qui permet de les éditer facilement.
- Cliquer sur «enregistrer»
Onglet "Devis"
🔇
L’onglet devis ne concerne pas les entrepreneurs d’Odyssée puisqu’ils sont gérés dans le ENDI.
Onglet "Sessions"
- On retrouve ici la liste de toutes les sessions déjà créées
- Sur cette page principale, il est possible d’éditer la liste des sessions en PDF ou excel
- Dans les items du haut, on peut choisir de faire apparaître seulement certaines sessions (Inter/intra/interventions)
- Accéder directement aux infos de la session en cliquant dessus
- Cliquer sur «nouvelle session»
- Choisir le type de la session :
- Remplir les autres champs : permettent de remplir automatiquement les conventions
- Le coût de la formation est à indiquer HT
- L’adresse correspond à l’adresse du lieu où se déroule la formation
- Quand la session est créée on la retrouve dans la liste principale pour pouvoir la gérer
- Cliquer sur «enregistrer»
"Sessions-Session"
Pour remplir les dates du calendrier :
- Cliquer sur « autoriser la modification »
- Sélectionner les dates de l’action
- Cliquer sur « Verrouiller le calendrier »
- Cliquer sur « autoriser la modification »
- Sélectionner les dates de l’action
- Cliquer sur « Verrouiller le calendrier »
- Cliquer sur « Action », puis sélectionner le client pour éditer les conventions et/ou les envoyer par mail.
- S’il manque des informations -> Retourner dans l’onglet « client »
A l'issue de la session :
- Lorsque la session est terminée, cliquer sur « clôturer la session ». Cela renvoie directement à l’onglet de la colonne de droite « origine des fonds ».
- En cliquant sur « modifier l’origine des fonds » il est possible de modifier cette information.
NB : C’est l’achèvement de la prestation qui entraîne, en principe, l’enregistrement dans les écritures du BPF et non l’encaissement de la prestation.
C’est la notion « d’engagement » et non « d’encaissement » qui prime
C’est la notion « d’engagement » et non « d’encaissement » qui prime
A l’issue de la formation, dans la partie stagiaire de la session
- Sélectionner le stagiaire et cliquer sur « Action », pour éditer les documents de fin de formation :
- Attestation de présence
- Attestation de présence globale : il y a plusieurs feuilles dans le fichier pour chaque journée
- Attestation de compétences
- 📢 Pour la suite de cet onglet, il y a une différence de gestion entre les sessions qui se déroulent en intra/inter-entreprises et celles qui se déroulent en intervention/sous-traitance.
"Sessions-Session"/(intervention/conseil)
🔔 Pour les actions de formation en tant que sous-traitants :
- Remplir les informations : nombre de stagiaires et durée de formation
- Celles-ci s’enregistreront directement dans le BPF
- Il est possible d’utiliser le logiciel pour pouvoir éditer les feuilles d’émargement/attestation de présence/conventions d’interventions
- Ne pas remplir les éléments du bilan pédagogique
"Sessions-Session"/(intra/inter)
- S’il manque des informations sur la formation : il est possible de la retrouver en cliquant sur l’œil
- A noter que s’il manque une information importante : une icone rouge «Attention» s’affiche.
- En passant le cliqueur dessus, celui-ci donne l’explication
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cliquer sur ajouter et remplir les informations concernant les stagiaires
- Permet d’éditer et d’envoyer par mail les documents nominatifs
- Feuille d’émargement individuelle, attestations de présence globale, convocations, attestations de compétences, chevalets…
- Permet d’envoyer par mail et de récolter les données des évaluations de satisfaction
- Permet d’éditer et d’envoyer par mail les documents nominatifs
- Cocher la case du stagiaire et cliquer sur « actions » pour éditer les documents nominatifs
- Pour éditer des documents non-nominatifs cliquer sur les boutons en dessous
Cliquer sur «financement» permet d’indiquer le profil du stagiaire
🔔 Information indispensable pour remplir la partie F du BPF
🔔 Information indispensable pour remplir la partie F du BPF
"Sessions-Compétences et résultats"/(intra/inter)
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Lorsque la session est terminée : cliquer sur « valider les compétences » et indiquer les résultats en fonction des stagiaires
- On peut ajouter les actions à mener en cas de non validation ou de présence partielle
- On retrouve également les indicateurs de résultats : à noter dans les outils de communication de la formation.
"Sessions-Evaluation"/(intra/inter)
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cliquer sur « Action », sélectionner le stagiaire pour lui envoyer par mail le questionnaire de satisfaction
- Quand le stagiaire a rempli le formulaire, il est noté comme « formulaire validé »
- Sinon, il reste « en attente »
- En cliquant sur l’œil il est possible de voir les résultats du questionnaire
- Cela donne une note /5 par stagiaire puis une note globale
- Le calcul permet de communiquer sur la satisfaction de la formation : Obligation qualiopi
Le stagiaire reçoit directement dans sa boite mail un lien lui permettant de remplir le questionnaire de satisfaction.
- Les évaluations se font sur la base d’1 à 5 étoiles
- 5 étoiles = Très bien
- 4 étoiles = Bien
- 3 étoiles = Moyen
- 2 étoiles = Passable
- 1 étoile = Décevant
- Il y a également trois champs de texte libre : votre avis général, points forts de la formation, points à améliorer
- Les résultats des évaluations permettent ensuite de remplir l’onglet « Améliorations »
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
Même procédure pour l’évaluation du client.
🔔 L’évaluation à froid s’envoie automatiquement au bout de 90 jours.
🔔 L’évaluation à froid s’envoie automatiquement au bout de 90 jours.
- Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Même procédure pour l’évaluation du formateur.
- Celle-ci permet une auto-analyse de sa pratique
- Elle permet de pointer les points forts et les améliorations des formations.
"Sessions-Documents"
Insérer dans cette partie tous les documents concernant la session :
- Conventions/contrats signés et les annexes
- Questionnaires préalables à l’entrée en formation
- Feuilles d’émargements,
- Programme détaillé de la formation,
- Le livret d’accueil complété,
- Les outils d’évaluation des acquis des participants
- Les supports de formation fournis aux stagiaires.
- Eventuellement documents fournis par les OPCO
Onglet "Origine des fonds"
- Il est essentiel de remplir cet onglet puisque l’information s’intégrera directement dans le BPF.
- Si l’origine des fonds n’est pas renseignée un intitulé en rouge s’affiche
- Cliquer sur modifier et choisir ce qui correspond à cette session.
💡 La question à se poser est : « qui paye ? »
Dans le cas où il y aurait plusieurs financeurs :
ex : région + CPF, c’est le compte particulier qui l’emporte quel que soit le montant alloué par l’organisme public ou privé.
Dans le cas où il y aurait plusieurs financeurs :
ex : région + CPF, c’est le compte particulier qui l’emporte quel que soit le montant alloué par l’organisme public ou privé.
Onglet "Stagiaires"
- On retrouve ici la liste de tous les stagiaires enregistrés dans l’espace.
- Possibilité d’éditer la liste sous format excel ou PDF.
- En cliquant sur le nom de la personne, on retrouve toutes les informations la concernant ainsi que toutes les sessions auxquelles elle a participé.
💡 Cet onglet permet de faire des statistiques sur les préstations.
Onglet "Documents"
- Dans cet onglet, possibilité de télécharger les documents de la coopérative.
- Possibilité d’insérer ses propres documents
Onglet "Bilan Pédagogique et Financier"
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
Télécharger le fichier magie.png
- Si certaines informations apparaissent en rouge cela signifie qu’il manque une information.
- Cliquer sur le montant, cela renvoie directement à l’information manquante ou erronée.
- Possibilité de sélectionner au haut, une date du début et la date de fin pour cadrer les informations.
Onglet "Messagerie"
L’onglet messagerie permet de communiquer directement avec le SAV du logiciel en cas de problématique.
Onglet "Améliorations"
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cet onglet permet de répertorier et de faire le point sur les axes d’améliorations possibles
- En fonction des retours des évaluations de satisfaction / des réclamations exprimées
- Formation, formateur, apprenant, client, administratif
- Cliquer sur « créer une nouvelle amélioration » et remplir les champs.
Onglet "Améliorations coopérative"
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cet onglet permet de voir l’intégralité des améliorations prévues/en cours/clôturées de la coopérative.
- Les modifications se font uniquement via le compte administrateur
- Elles sont discutées en réunion du pôle formateur et reprennent les chantiers prévus pour son développement
Onglet "Veille coopérative"
Télécharger le fichier Obligation_qualiopi.png
- Cet onglet permet de voir l’intégralité des veilles prévues/en cours/clôturées de la coopérative.
- Les modifications se font uniquement via le compte administrateur
- Elles sont discutées en réunion du pôle formateur