Livre intéressant : le management de projet de Formation En entreprise, administration et organisation
Pierre Bach
je suis une entreprise/ je suis un particulier ( deux entrées)
Formations Hors temps de travail
Au titre du développement des compétences, je suis d'accord pour financer mais à condition que ce soit hors temps de travail
Pour le particulier : formation hors temps de travail sans en parler à son employeur.
formation en ligne/ formation longue/ formation courte
Tableau à double entrée
Besoins
Modalités et formations dedans
marketing de l'offre :
formation synchrone / asynchrone
cours en ligne/ présentiel
regroupement/ auto-formation
j'apprends seul/...
avec ou sans coach (valeur ajoutée de la formation ) / accompagnement RH
domaines de compétences
je suis un individuel/ je suis une entreprise
hybride ou pas
https://www.francecompetences.fr/ (elle encourage les partenariats entre celui qui certifie et celui qui forme)
création d'une formation : vérifier si il existe une certification sur la formation visée
veille sur les différentes pages :
regarder ouvert aux partenariats : oui / non
s'il n'y a rien d'écrit il faut demander directement au certificateur pour lui proposer de certifier notre formation
>> titre pro qui relève du ministère du travail : mail à La DREETS
cela dépend des régions : 6 mois avant de le début de la formation
l'autre sur le plan d'actions commercial : ils nous transmettra la méthode AARRR à l'échelle de l'OF de la coop est un framework en 5 étapes : Acquisition, Activation, Rétention, Références et Revenus,
Acquisition : acquérir de nouveaux utilisateurs
Activation : identifier les ” prospects chaud “
Rétention : fidéliser ses utilisateurs
Référence : transformer ses utilisateurs en prescripteur de la marque
Revenus : améliorer ses revenus par utilisateur
travailler sur un label Odyssée création ?
Pour la suite
Nous devons continuer le travail sur la catégorisation de nos actions de formation
Travailler en partenariat avec Bertrand pour le site internet => Revoir notre site internet et mettre à jour les actions de formation sur notre site : avoir des mots clés pour le moteur de recherche + des filtres / Sur le site internet : revoir les photos qui imagent les formations (voir https://formations.cae22.coop/rubrique1.html) => Avec les photos des entrepreneurs
- Présentation à Samia de chacun - Humeur du jour - Mon appétence pour le sujet.
Présentation de la journée
Objectifs : check list des incontournables pour répondre à des appels offres.
Enjeux de la journée :
enjeux financiers : gagner l'AO
enjeux stratégiques : décrypter la demande de l'acheteur, lire entre les lignes
enjeux de professionnalisation : construire un process AO / Prise en compte du collectif, répondre à un process d'AO collectivement. Au delà de comprendre un appel d'offre, comment s'organiser collectivement et comment coordonner la réponse ?
Quels sont les besoins de l'acheteur ? => C'est LA question a se poser et à répondre pour être sur la bonne ligne.
- Quelle conformité de l'offre ? Il faut une relecture pour la conformité, est-ce que notre offre répond bien à la demande.
- Evaluer la pratique de réponse AO d'Odyssée Création
- Comprendre la demande de l'acheteur et statuer : go - no go
Pourquoi on répond ? L'enjeu peut être simplement d'être vus et non pas d'être retenus
- Concevoir un process de réponse AO
- Etablir une check liste des incontournables de la RAO pour Odyssée Création
Les bases de l'appel d'offre
Dossier de candidature : qui sommes-nous ?
- On le trouve dans le règlement de consultation : les règles du jeu
- Chaque acheteur va faire sa demande en fonction de ce qu'il veut
- Exemple : KBIS, CA des 3 dernières années : CA global ou CA lié à l'objet du marché/ l'objet de l'offre : l'objectif est de donner des garanties sur la structure. l'expérience pertinente : les références.
- Le dossier de candidature à l'acheteur d'être sûr que la structure qui répond est solide et peut assurer la suite de l'action
- Acte d'engagement : pour s'engager dans l'action
- DC 1 : rappel de l'identité de la structure
- DC 2 : S'il y a groupements : quelles structures se positionnent où ? Qui est le mandataire et qui est le co-traitant ? Groupement solidaire : si le mandataire ne peut plus assurer, le co-traitant prend le relais. Prévoir un organigramme du groupement.
- DC 4 : déclaration du ou des sous-traitants s'il y en a.
- Qui s'occupe de récolter les documents ? 1 personne déléguée à cette tâche. On peut aussi avoir une base de données/documents mise à jour régulièrement : Actuellement la co-gérance à une base de données dans certaines plateformes.
- Le référencement des compétences : comment s'organiser pour avoir une bibliothèque de références
Dossier Technique : L'offre, que propose t-on ?
CV des intervenants
- BPU : Bordereau Prévisionnel des prix Unitaires (BPU)
- Offre technique : formations et accompagnements
Qui dépose ?
Checker la liste des documents des deux dossiers
Signature électronique ? : à ce jour, Odyssée Création n'a pas encore de signature électronique. La signature électronique n'est pas encore obligatoire sur tous les appels d'offre, mais sur les plus gros.
Qui interagit avec l'acheteur ? FAQ / Pour les questions, les évolutions des versions de la consultation
Les questions et les réponses de la FAQ sont visibles pour toutes et tous
Documents du marché, les documents de la consultation
DCE : Documents de consultation des entreprises
Règlement de consultation (RC)
Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : demandes de l'acheteur
- Bordereau Prévisionnel des prix Unitaires (BPU) : prix à l'heure ? prix à la journée ? forfait ?
Travail sur l'appel d'offre PRF 2020-2024
Vigilance : sortie PRF 2025-2029 : prévoir mars 2024
Pour nous, qu'est-ce qui nous semble difficile lorsqu'il s'agit de répondre à un AO : dans l'ordre de ce qui nous semble du plus difficile au moins difficile. Nous avons individuellement répartis 100 points sur chaque item dans ce qui nous semble le plus difficile (utilisation de l'application wooclap
Notre échelle de valeur :
Fragmenter le travail de réponse à produire
Dispatcher le travail de réponse
Comprendre la demande de l'acheteur
Capter le marché
Respecter des délais (production, dépôt de réponse)
Travailler l'offre avec le ou les partenaires
Trouver des partenaires
Décider de faire une offre ou pas
Echanges avec l'acheteur
Les documents donnés par Samia : le DCE = Dossier de consultation des entreprises
- Règlement de consultation (RC)
- CCTAC : cahier des clauses techniques de l'accord cadre
- CCAAC : Cahier des clauses administratives de l'accord cadre : on y trouve entre autre toutes les modalités d'engagement de l'appel d'offre.
- Annexe H : libellés des lots
Enjeux du PRF : captation des publics, parcours métiers (parcours plus long que ce que nous proposons : avec une demande de suivi administratif, de ressources humaines pour le suivi des publics.
Stratégie d'Odyssée Création : aller chercher des partenaires, des mandataires.
Quels sont les critères qu'on choisit pour lesquels on y va ou on y va pas ?
Un lot = un mini marché
- Multi attributaires : il y a aura des bons de commande pour plusieurs structures. Dans le règlement de consultation (RC) c'est mentionné comment sont répartis les bons de commandes.
- Mono attributaires : une seule structure
- Répartition des points : au delà de 30% sur le prix c'est qu'il faut tirer les prix vers le bas.
Go/No GO
Les mots clés pour rechercher dans les documents RC / CCT à travers le QQOQCCP
Mindmap : permet de voir go/no GO ( voir dans le modèle de carte mentale proposé par Marie dans le PPT de Samia tout en bas de ce compte rendu P.13)
Les enjeux de l'acheteur : si on go, reformulation de la demande explicite et implicite. Quelles sont les préoccupations de l'acheteur.
Quelle stratégie de réponse : cohérence par rapport à la concurrence et des partenariats potentiels
Propositions de valeur : QQOQCCP
- Différenciation par rapport à d'autres offres, les grands axes qu'on veut mettre en valeur : il ne faut pas aller dans les détails.
Rétroplanning : trello/Qui fait quoi ?
Points de suivi : faire des points de suivi (visio 30min par exemple)
Comité de relecture : grille d'évaluation proposée par Samia / on peut jouer la casquette de l'acheteur
Capitalisation : à chaud et à froid sur : la réponse technique / le process de réponse / la stratégie de réponse + analyse de la réponse de l'acheteur
Vigilances
Attention aux dates de la FAQ !
Capter les marchés : Aller regarder sur les sites des OPCO / AWS...
Prochains pas et bilan
A l'issue de cette journée, les personnes présentes ce jour décident de faire un "no go" sur l'appel d'offre du PRF en 2024. Le travail effectué aujourd'hui a permis de se rendre compte de l'ampleur de la tâche et du manque de moyens humains permettant de suivre le dossier par la suite. Répondre au PRF n'engage pas seulement de mettre en oeuvre une action de formation mais bien de la suivre dans son intégralité (bilans à faire avec la région, administratif très stricte et très important). Si répondre à l'appel d'offre en tant que mandataire nous semble ne pas répondre à nos conditions de travail, il est peut être possible d'envisager y répondre en tant que co-traitant ou sous-traitant avec un ou plusieurs autres organismes de formation qui pourraient porter la réponse à l'appel d'offre. Pour cela, il faudra créer des partenariats avec d'autres OF de la région.
Ca m'a permis de comprendre un peu mieux ce qui se joue de répondre à des AO. Il y a matière à faire des réponses à des plus petits AO pour commencer
Ca m'a bien plu cette journée pour recaser des choses autrement, moins me perdre dans les acronymes. Je ne suis toujours pas au fait de la stratégie de réponse. Comment réussir à caser notre stratégie et notre pertinence dans les AO. Question pour trello : un logiciel de plus ?
Ca me réconforte de ne pas me positionner sur le PRF 2024. Est-ce que le jeu en vaut la chandelle ? Pas vraiment. Mais on a une méthodologie pour répondre à des appels d'offre plus petits, voire même pour une proposition de prestations pour des clients potentiels.
Des outils qui permettent de passer le prochain pas pour l'OF donc point positif. Il faut se lancer, tenter, expérimenter pour continuer d'apprendre. Aller sur des petits appels d'offre, appels à projets.
Une journée assez frustrante car j'ai eu l'impression de courir après le train toute la journée et de devoir m'accrocher aux wagons : concernant le sujet en général.
Merci pour la patience de Samia et pour les process proposés. Cette journée a permis de recalibrer.
Powerpoint de Samia
Chantier Marketing de l'offre
Chantier marketing de l'offre
Date de la Réunion
09.03.2023 - 08:00
Présents
Karine, Daniel, Florence, Emmanuelle C., Pascal M., Harmony, Marie
Consultant : avec Stéphane Manet
Compte-rendu
Chantier Marketing de l'offre - 09.03.23
Tour de table : Karine, Daniel, Florence, Emmanuelle C., Pascal, Harmony
Consultant : avec Stéphane Manet - Orléans :
consultant
formateur de formateurs
marketing de formation
Harmony explique l'état d'avancement et la méthode de travail en cours sur la cartographie des compétences.
- Travail sur des catégories
- Identification de mots clés
- Enrichissement des mots clés dans chaque formation proposée
Karine : Nous sommes partis de ce qui existe comme formations au sein d'Odyssée mais pas de ce que les clients attendent.
Stéphane : Jouer sur les mots clés pour préserver les identités des formations des formateurs + une catégorie communicable et compréhensible par le grand public.
Dans les catégories : encouragement à avoir des mots qui appellent à l'action, Qui/Quoi/Quand/Comment ?
Ex : sur le Numérique :
Numérique ou Digital
Faire apparaître une formulation qui explique comment on utilise le numérique, dans quel contexte etc
Objectif : Réaliser une matrice type de structuration de l'offre de formation.
Feuille de route :
- inventaire des compétences
- accompagnement à la montée en compétences des formateurs
- ancrage d'odyssée dans son territoire
- structuration de l'offre
La matrice type est une base de travail, un outil de gestion pour organiser et structurer l'offre de formation.
Matrices sous forme de tableaux (cf ex dans PPT)
Noms des modules avec des verbes d'action !
Ex : concevoir, animer, suivre, veiller : 4 blocs dans l'exemple Formation professionnelle de formateurs.
Compétences traduites en Modules.
Voir comment les modules peuvent naissance à un parcours de formation ?
1 intervenant = 1 module
Plusieurs modules = 1 parcours de formation (certifié ou attestation)
Le travail à réaliser avec Stéphane :
- Matrice type (doit anticiper le catalogue)
- Catalogue de formations (central)
- Développement du réseau partenarial (diffusion du catalogue)
[=> pour vendre nos offres en direct en tant qu'OF !]
Ex : une formation sur les RPS : peut inclure les modules "Gestion du stress" et "Prévention des risques" ...
Le module Prévention des risques peut aussi être ouvert à d'autres publics que celui de la formation RPS.
Des outils pour monter le puzzle des modules :
Airtable
Notion
Access
Dans le modèle airtable : reprise des intitulés d'EDOF
Entrée par nos possibilités internes : peut-être plus innovante (sérendipité ++ pour se rendre compte qu'on sait faire ça...)
- Créer des parcours
- Aller frapper à la porte des OPCO, et dire "nous on sait faire ça"
Entrée par le marché : peut-être concrète mais plus réductrice, au sens moins créative.
La co-animation peut-être une vraie différence par rapport à d'autres OF.
voir pour un lien entre wiki et airtable pour éviter l'utilisation d'un énième outil
créer des formulaires que les formateurs puissent venir renseigner les éléments sans rentrer dans l'outil airtable
se mettre ok sur la clé d'entrée : compétences ou modules ?
et notre public : que va chercher le public? comment va t il par exemple faire la différence entre
outils numériques et bureautique....
Il faut qu'on définisse une matrice type, c'est notre livrable !
Il faut définir nos champs.
Ex :
Catégorie ou Mots clés : Catégorie (grande thématique de formation) et Mots Clés (sous catégories de formation)
Au titre des critères 1, 3, 5 : comment on s'assure que les formateurs respectent le RNQ ?
Pour identifier comment je fais pour savoir quels formateurs sont concernés par Qualiopi : une case dans airtable "Qualiopi" oui/non
possibilité de créer un Form ( formulaire) : lien à envoyer )
Prochain rdv avec Stéphane, le 04 avril :
but : définir les différents item : matrice type que l'on souhaite mettre en place : en testant avec des modules
en présentiel à Montlouis
de 10h à 16h
D'ici là :
travailler sur l'identification des modules en ajoutant une page module dans le wiki => Harmony
présentation de la demande à la prochaine réunion du pôle formation
faire des liens entre les formulaires ; voir comment chacun coïncide sur le wiki
Chaque chantier est raconté dans les réunions mensuelles du pôle.
En conclusion
L'idée de ce travail est de répertorier les différents modules des actions de formation afin d'avoir une visibilité plus grande et plus fine des compétences et des actions de chacun.
Airtable et notion sont deux logiciels en ligne permettant d'établir une base de données d'informations pour pouvoir les traiter et pouvoir coopérer de façon encore plus fine.
Afin de ne pas multiplier encore le nombre d'outils numériques, nous décidons de partir de la base du yeswiki qui dispose déjà d'un certain nombre d'informations qui permettront à chacun de pouvoir compléter encore les données pour être traitées par la suite.
Ce travail de listing des modules nous permettra par la suite de pouvoir être plus efficace pour coopérer ensemble et également répondre collectivement à des appels d'offre.
[Stratégie d'accompagnement des formateurs : pour 2024]
Informations complémentaires
Un formulaire et une page de listing des modules des actions de formation ont été ajouté à la page PageFormations
Chantier sur la cartographie des compétences
Chantier cartographie des compétences 01.12.22
Date de la Réunion
01.12.2022
Présents
Présents : Fanny LACAU, Daniel FRENCH, Marie CLARYSSE, Pascal DROUHAIN, Karine PRIGENT, Harmony VILMONT
Compte-rendu
Chantier cartographie des compétences - 01.12.22 - Montlouis sur Loire
Rappel du cadre de la journée
Accompagnement dans le cadre du plan stratégique
redéfinir socle du catalogue de formation d'O10C
lors de ce chantier : nous allons travailler par thématique :
avec l'enjeu des compétences visées
> enjeu aussi de qualiopi : part de la compétence pour structurer la formation
reprendre les thèmes existants dans le wiki ou le site internet
> réfléchir à la présentation du thème sur le site internet (sous forme de liste)
> au moment de la définition du parcours client : voir comment optimiser et présenter les informations sur le formateur..
Dans le plan d'amélioration continue
Travail autour de la catégorisation des thématiques de formation actuelle. Il y a beaucoup d'items et lorsqu'on regarde les items et les actions de formations en face, il y a un décalage. Certaines formations sont catégorisées dans un item et ne vont pas avec les autres thématiques de celui-ci.
Le travail consiste donc à prendre items par items et de regarder les champs des actions qui sont dans cet item. En reclassant les items pour qu'ils correspondent plus facilement à des items d'un catalogue de formation.
ATTENTION, il est important de conserver les mots clés afin que chacun puisse trouver sa place dans les items proposés. L'objectif est de créer un catalogue qui permette une clarté pour se retrouver dans les différents items proposés.
noter les thématiques (prospective) comme par exemple des formations pour le public : réinsertion, reconversion (PRF 2022/2024)
les nouvelles catégories ou catégories existantes gardées vont être listées dans les actions de formations, chaque formateur va venir actualiser chaque programme et le relier à la catégorie.
=> Deux cases maximum
Il y a des thématiques et des mots clés qui seront ajoutés par thématique (cf tableau excel de Fanny)
voir pour prévoir un 1/2 atelier pour clôturer ce chantier de cartographie des compétences
finalité de chaque action : être capable de ..
En conclusion
- Chaque formateur met à jour ses fiches de formation dans le wiki pour l'actualisation des catégories de formation. Un nouveau travail sera effectué en février afin de faire le point sur les catégories proposées, si chacun a pu trouver sa place et comment faire pour améliorer.
- Programmation également d'un chantier autour de la rédaction d'un scénario pédagogique (notamment la rédaction de la définition des compétences)
Suite à la mise en exergue des forces, faiblesses/vigilances, des opportunités et des menaces, Fanny LACAU nous propose différents chantiers pour les deux années à venir :
Atelier émergence des valeurs du pôle formation (trimestre 4 2022)
Atelier réalisation de la cartographie des compétences des entrepreneurs-formateurs pour bâtir le catalogue de formation (trimestre 4 2022)
Atelier sensibilisation/montée en compétences réponse aux appels d'offres (besoins techniques) (trimestre 1 2023)
Atelier sensibilisation/montée en compétences sur la structuration d’une offre (trimestre 2 2023)
Atelier construction de l’offre d’accompagnement pour les formateurs-entrepreneurs (trimestre 2 2023)
Atelier structuration du catalogue de formation – nouvelle version (trimestre 3 2023)
Atelier pour structurer un plan d’actions communication de l’offre : canaux, contenus, fréquences de diffusion, indicateurs.(trimestre 4 2023)
Atelier pour définir la stratégie partenariale de l’organisme de formation (trimestre 4 2023)
Les chantiers proposés seront validés ensemble au séminaire d'été le 23 juin 2023. Chacun pourra se positionner sur les chantiers sur lesquels il souhaite s'investir.
Ce tableau synthétise les résultats de la consolidation des diagnostics stratégiques et opérationnels.
Cliquer dessus pour la voir en grand 👇
=
Second diagnostique : diagnostique opérationnel qui émane des axes de la Région et le positionnement de l’OF par rapport à ces axes. PRF (Plan Régional de Formation)
👉 Les publics cibles sont notamment : demandeurs d’emploi / jeunes sans diplômes / reconversions professionnelles
Chacun répond au questionnaire en fonction de ce qu'il comprend et de ce qu'il pense.
Chaque item est évalué de 1 à 5 : 1 je ne suis pas d'accord / 5 : je suis tout à fait d'accord. Il est possible de commenter chacun d'eux en texte libre.
12h30-13h30 : Pause déjeuner - Chacun apporte son pique-nique - Possibilité de réchauffer sur place et d'accéder au frigo.
13h30-16h00 : Les axes abordés seront les suivants :
Axe Commercial & Développement ;
Axe Gestion & Finance.
L’objectif de la journée sera aussi de poser le socle de responsabilités de chacun des acteurs du Pôle Formation.
Et ainsi, ce diagnostic permettra de mettre en lumière ce qui sera de la responsabilité :
De l’organisme de formation ;
Des entrepreneurs ;
De la coopérative.
Le Diagnostique terrain est la prochaine étape de notre accompagnement.
Il se fera sur une journée animée par Fanny Lacau, notre consultante.
L'objectif de cette journée est de positionner l'organisme de formation par rapport aux enjeux de la formation professionnelle en France.
Le fil rouge sera le questionnaire auto-diagnostique que nous avons rempli. En reprenant les questions et en les mettant en parrallèle avec les réponses de la consultante, nous repositionnerons chaque item à l'échelle de l'entrepreneur, de l'OF ou de la coopérative.
Cet exercice nous permettra de faire le tri et de ne garder que ce qui relève de l'OF.
A l'issue de la journée, cela nous permettra d'avoir des éléments concrets pour définir une feuille de route stratégique pour l'organisme de formation d'Odyssée Création.
👋 Pour rappel : le diagnostique n'est pas un audit 🤗 Il nous permet de prendre conscience de nos forces et nos ressources sur lesquelles nous pourrons nous appuyer pour poursuivre notre aventure du pôle formation !
💪💪💪
Récolter les ressentis de chacun sur les sujets suivants :
gouvernance, recherche et conception, production et déploiement, commercial et développement, gestion et finance.
- Nous prendrons la majorité de chaque item pour nous positionner collectivement. Les résultats seront le fil rouge de notre prochaine entrevue avec notre accompagnant.
Pour chaque affirmation, positionnez-vous selon votre ressenti. Des affirmations peuvent faire émerger des questions, des réflexions, des remarques. Pensez à bien les noter pour que nous puissions les aborder ensemble et les regrouper.
Chacun à sa parole, les plus anciens membres du pôle formation, comme les nouveaux !
- 26.11.21 : Candidature retenue par la Région
- 25.10.21 : Dépôt de candidature auprès de la région
- 04.10.21 : Présentation et validation de dépôt de candidature en réunion du pôle
